OKR es una metodología de gestión de trabajo que tiene como finalidad facilitar los objetivos marcados por una empresa mediante la medición de manera cuantitativa y cualitativa del progreso de equipos. Cuando hablamos de Objectives and Key Results, que podemos traducir al castellano como objetivos y resultados clave, lo hacemos de una herramienta que puede marcar el destino de una organización al aplicar un método que permite organizar el día a día de la compañía, definiendo grupos de trabajo y realizando un seguimiento de los avances de cada empleado.

Creada por Andrew Grove, el antiguo CEO del mayor fabricante de procesadores del mundo, Intel, bajo la creencia de que existe demasiada gente trabajando demasiado para conseguir muy poco, esta metodología comenzó a aplicarse por el gigante tecnológico Google ya en el año 1999, cuando apenas conformaban la compañía 40 personas.

Ya desde los años 50, las empresas aplican multitud de técnicas de gestión pensadas para optimizar el rendimiento de sus empleados. El consultor y profesor de negocios Peter Drucker introducía entonces la Administración por Objetivos (APO), un proceso mediante el que directivos y empleados pactaban los objetivos y los procesos que debían seguir para alcanzarlos. Tres décadas después, las siglas SMART y los indicadores KPIs comenzaron a hacerse un nombre en el área de la gestión empresarial.

Beneficios de los OKR

Esta metodología que puede ser aplicada tanto en Pymes como en grandes compañías multinacionales cuenta con una serie de beneficios con los que conseguir fortalecer la estructura de las organizaciones hasta volverlas escalables gracias al uso de un modelo sólido de gestión que tiene en cuenta tanto los objetivos como los resultados alcanzados. Entre sus principales ventajas se encuentran:

• La creación de un sentimiento de compromiso para el logro de objetivos

• El hecho de que cada miembro de la empresa sepa qué es lo realmente importante

• El diseño de una comunicación más precisa

• El establecimiento de indicadores que midan el progreso de cada objetivo marcado

• Concentración del esfuerzo de equipo para asegurar que se trabaje a nivel colectivo en una misma línea, reforzando la sensación de unión.

Diferencia entre KPI y OKR

Mientras que un KPI es un indicador clave del rendimiento concebido para medir el éxito y progreso de una actividad en curso que ya se está ejecutando, un OKR persigue establecer objetivos con los que ir un paso más allá, alcanzando nuevas realidades en vez de conformarse con la situación actual que tenga hoy en día una empresa.

Eso sí: los KPIs pueden servir de inspiración cuando queramos definir OKRs. Por ejemplo, si este nos indica que las ventas de una marca no están siendo suficientes, algo que nos haría plantearnos un OKR que nos ayude a incrementar las ventas.

¿Cuáles son los beneficios de la Metodología OKR?

Metas ágiles y ambiciosas

La filosofía detrás de OKR es que, si la empresa siempre está logrando el 100% de los objetivos, es porque son muy fáciles.

OKR permite crear metas ágiles. De esta forma es posible adaptarse a ciclos más cortos, por ejemplo, trimestrales, e ir adecuando su desempeño.

Así mismo, esta metodología también puede ayudar a alcanzar los objetivos más ambiciosos. Por eso, se deben incluir desafíos y repensar la forma de trabajo para lograr el máximo desempeño. Sé desafiante en por lo menos uno de tus OKRs.

Enfoque y priorización

Bien sabemos que las metas contribuyen a aumentar el foco de atención. Así mismo, los OKRs inducen a priorizar los resultados del negocio para poder, de ese modo, alcanzar las metas determinadas.

Siendo así, los OKRs permiten que los colaboradores de un equipo se enfoquen con mayor facilidad en el objetivo que debe ser cumplido y trabajar para alcanzarlo dándole prioridad a los resultados clave.

Cultura de resultados

No es lo mismo esfuerzo que resultado. Si bien se suele requerir un esfuerzo para obtener un resultado, ni siempre los esfuerzos dan frutos.

Por eso, la metodología OKR fomenta el trabajo enfocado en los resultados, promoviendo el crecimiento de la empresa.

Simplicidad

La metodología OKR es bastante simple y a través de un proceso práctico se pueden definir las metas que el negocio necesita. Así, las compañías que lo adoptan gastan menos tiempo y recursos para lograr los resultados esperados.

Transparencia

Los OKRs deben estar alineados y disponibles para todo el equipo de trabajo, incluso, de la empresa. Esta transparencia permite identificar cualquier contradicción o inconsistencia, favoreciendo su resolución con agilidad y manteniendo a los equipos en un papel más participativo.

Ritmos alineados

La metodología OKR permite crear:

• OKR de largo plazo: generalmente usados para la empresa como un todo y trabajados anualmente.
• OKR de corto plazo: se utilizan más para los equipos y suelen medirse trimestralmente.

Por otro lado, los resultados pueden medirse con una frecuencia aún mayor, por ejemplo, semanal, para así entender con más practicidad el desempeño y el alcance del objetivo.

Modelo bidireccional de metas

El OKR tiene un enfoque bottom-up. Esto quiere decir que el equipo de trabajo tiene un papel actuante al crear los OKR del sector. De este modo, los objetivos se definen de forma más participativa, aprovechando la experiencia y el conocimiento del equipo para promover el crecimiento de la compañía.

Siendo así, cerca del 60% de los OKR se definen por los equipos y el 40% por los líderes y gestores. Esto crea un equipo más comprometido y actuante, favoreciendo los resultados.

Problemas que los OKR ayudan a resolver

Los OKRs pueden ayudar a resolver varios problemas en la empresa, como:

• Falta de comunicación entre equipo y colaboradores, una vez que todos tienen conocimiento de los objetivos de la empresa.
• Dificultad para transmitir la cultura de empresa a los empleados.
• Poco incentivo para la productividad de metas desafiantes.
• Dificultad para que el empleado advierta cómo sus contribuciones impactan a la empresa.

Cómo introducir la metodología OKR

Es posible que ya estés pensando en el potencial de una metodología con la que no han dudado en trabajar grandes marcas como Google, LinkedIn o Twitter. ¿Pero cómo puedes aplicarla a tus proyectos? En primer lugar, comprender dos elementos básicos: los objetivos y los resultados claves.

Una vez tengas claro que debes cuidar ambos valores, es clave que te realices dos preguntas planteadas por uno de los principales propulsores del método, el fundador y CEO de Perdoo, Henrik-Jan van der Pol:

• ¿Hacia dónde quieres ir?
• ¿Cómo vas a saber que has llegado?

Para contestar la primera, deberás marcarte unos objetivos. Para dar una respuesta adecuada a la segunda, deberás alcanzar unos resultados clave.

1# Define los objetivos

El primer paso consiste en definir los objetivos que te indicarán una dirección clara hacia la que debas dirigirte. Partamos de una evidencia: tener muchos objetivos al mismo tiempo supondrá una excesiva carga de trabajo que nos impida diferenciar lo urgente de lo importante.

Los objetivos deben ser ambiciosos para la empresa e inspiradores para los empleados. Además, deben aprobarse y quedar claros para toda la organización. Dos ejemplos de objetivos serían aumentar los ingresos y mejorar la experiencia de usuario en nuestro sitio web.

2# Plantea unos resultados clave

Una vez que tengamos definidos los objetivos, habrá llegado el momento de darles una respuesta, algo que haremos planteando unos resultados para cada uno de ellos. ¿Lo ideal? De tres a cinco resultados por objetivo. Estos resultados deben facilitar que el objetivo planteado por tu empresa sea medible, alcanzable, acotado en el tiempo y, además, que permita que se alcancen.

Siguiendo los ejemplos planteados en el paso anterior, si quisiéramos aumentar los ingresos de la empresa, un resultado clave sería que lográsemos cerrar el año con un 20% más de ingresos. En cuanto al objetivo de mejorar la experiencia de usuario, aumentar el número de clics sería una opción válida.

Para alcanzar los resultados clave, los equipos de la empresa deberá llevar a cabo una serie de acciones que estén alineadas con el objetivo planteado.

Llegados a este punto, es el momento de trabajar con el método de puntuación de la metodología OKR. ¡Vamos a por el tercer paso!

3# Método de puntuación de OKRs

Para que te hagas una idea, Google establece sus OKRs trimestral y anualmente: cada tres meses se definen los OKRs, que se revisan una vez al año. La cuestión es que, una vez marcados los objetivos y planteados los resultados clave, debemos realizar una monitorización mediante el método de puntuación planteado por esta metodología.

Según el método de puntuación de OKRs, cada trimestre deberíamos medir y valorar los resultados obtenidos a partir de la puntuación por parte de cada empleado de sus resultados, siempre en una escala del 0 al 1. Lo habitual es obtener una media de 0,7/0,8. Si obtenemos un 1, es probable que el objetivo no fuera lo suficientemente ambicioso, mientras que, si nos quedamos por debajo de la media, sería conveniente revisar los objetivos y los métodos que se están utilizando para alcanzar los fines marcados.

Estas puntuaciones deben ser públicas con el objetivo de que cada empleado sepa en qué están trabajando sus compañeros con la idea de caminar en la misma dirección.

Buenas prácticas para trabajar con OKR

Por último, queremos darte una serie de consejos que deberías tener en cuenta a la hora de trabajar con esta metodología con el objetivo de que su inserción sea la mejor en tu compañía.

1# Márcate los objetivos justos

Prioriza y apunta hacia objetivos concretos en vez de hacerlo a demasiados frentes. Es la mejor manera de enfocar a todo el equipo y de que se trabaje en la misma dirección.

2# Establece objetivos claros y cuantificables

Que, además, cumplan con los criterios SMART. Si eres ambiguo en su definición, tu equipo de trabajo podría dedicar esfuerzos en vano al dejar demasiado a la libre interpretación. Por eso te recomendamos que seas lo más claro posible.

3# Realiza un seguimiento regular de tus OKR

Comprueba que todo esté yendo bien cada semana para saber que todo va bien y asegurarte de que el equipo de trabajo tenga datos actualizados de los progresos que vayáis alcanzando.

4# Delega en un responsable

Más allá de que cada trabajador deba responsabilizarse de cumplir sus tareas y obligaciones, debe haber un profesional que pueda realizar un seguimiento y que sirva de guía en aquellos puntos que sean necesarios a la hora de perseguir los objetivos.

5# Trabaja con una visión realista en tus OKR

Es decir, plantea OKRs alcanzables. Una cosa es tener ambición y otra perseguir objetivos inalcanzables que frustren a tu plantilla y hagan que esta metodología de trabajo se perciba de forma negativa.

Ejemplos de OKR

Supongamos que tienes un blog (o que trabajas en content marketing en una empresa) y quieres hacerlo crecer. Las métricas de crecimiento de un blog pueden estar determinadas por: visitas al home page (página principal), suscriptores, cantidad de shares (veces que se comparte) de los artículos, entre otras. Entonces, el primer paso es comprometernos con una de estas métricas para definir nuestro objetivo. A esta métrica principal se le puede llamar north star metric (la que guía tu norte).

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Un buen objetivo podría ser:

Aumentar el tráfico del blog en un 30%

Considera siempre que debes conocer el punto de partida. Si no sabes cuántas visitas está recibiendo el blog este no será un buen objetivo pues cualquier número que obtengas al final va a estar bien. Otro punto importante del objetivo que hemos planteado es que está determinado por un porcentaje, que también podría ser un número, por ejemplo: Recibir 10.000 visitas mensuales. Si no haces esto será muy difícil medir el progreso y saber si alcanzaste el objetivo o no.

El segundo paso es establecer los resultados clave que te van a permitir alcanzar tu objetivo. Para crearlos siempre pregúntate ¿cómo voy a alcanzar este objetivo en el tiempo en el que me lo propuse?

Ejemplos de Key Results:

Escribir 10 artículos al mes.

→ Este resultado clave es engañoso, porque si bien es concreto y cuantificable no me garantiza realmente que esto influya sobre el tráfico del blog, a menos que en tu caso específico normalmente escribas 5 blogposts mensuales y hayas identificado que aumentar la cantidad de publicaciones hace que más gente visite el sitio.

→ Esta parece una buena tarea para encontrar las palabras clave que hacen que tu sitio genere más visitas, sin embargo, no es un buen key result porque hacer el keyword research no va a aumentar el tráfico de tu sitio directamente, además de que no es cuantificable. Si lo haces lo cumples al 100% y si no lo haces tendrás 0% de ese resultado clave.

Un consejo para este caso es que siempre que estés creando tus resultados clave te preguntes ¿para qué? Y con esa respuesta llegarás al key result que estás buscando.

Optimizar los títulos de las 50 publicaciones con más visitas.

→ Este sería un buen key result pensando en la idea del keyword research. Si te preguntas ¿para qué voy a hacer el keyword research? Probablemente la respuesta puede ser: para encontrar palabras clave que quiero incluir dentro de mis contenidos.

Conseguir 10 publicaciones de otros medios con links a mi sitio.

→ Esta es otra forma de aumentar el tráfico del blog, que puedo medir fácilmente al final del periodo.

Consejos para escribir tus OKR y resultados clave

• Establece periodos de tiempo que te permitan tener fechas límites para cumplir los objetivos. En equipos de trabajo funciona mucho dividir el año en cuatro partes (quarters) y plantearse OKR para cada trimestre.
• No confundas los key results con tus funciones o con una lista de tareas. Estos deberían describir resultados y no actividades, así que evita palabras como “analizar”, “revisar” o “participar” a la hora de escribirlos.
• Revisa los OKR constantemente para verificar que estás enfocado y que tu trabajo del día a día obedece a los objetivos que te has propuesto.
• Si en medio del periodo te das cuenta de que planteaste mal un objetivo, que tienes más metas ambiciosas o de que estás trabajando en algo diferente no hay problema en hacer ajustes. Lo que no está bien es escribir los objetivos y solo volverlos a mirar al final del periodo, pues sentirás frustración al ver que trabajaste mucho pero no cumpliste las metas.
• Cuando llegue el final del periodo asígnale un porcentaje de cumplimiento a cada key result y el promedio te dará el resultado de cumplimiento de tu objetivo

Cómo medir tus OKR

Basándonos en la metodología utilizada en Google, las mediciones de objetivos deberían ser realizadas de manera trimestral y anual. Durante el periodo de revisión los miembros del equipo son los encargados de puntuar sus resultados.

Si tu objetivo quedó por debajo del 50% probablemente no era muy realista o no dependía tanto de ti para lograrse. Esto es común cuando tienes que trabajar con otros equipos y requieres de colaboración. Asegúrate de plantear OKR sobre los cuales tengas control.

El sweet spot o punto perfecto de un OKR es si lo cumples al 70%. Si cumples tu objetivo al 100% o más (si, a veces pasa) significa que te faltó ambición al crearlo. De todas formas hay momentos en los que llegar al 100% es meritorio, pues hay evidencia de que se hizo con esfuerzo y dedicación.

La mejor manera de graficar este proceso es mediante una tabla dividida en dos columnas: el OKR y el valor asignado por cada trabajador.

Es importante que estos resultados sean compartidos y analizados de manera pública junto a todos los miembros del equipo, de esta forma podrán encontrar nuevos métodos y herramientas que permitirán cumplirlos y aumentar el porcentaje de su realización.

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Fuentes:

iebschool.com

platzi.com

sydle.com

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